PMI-MINE, 5 seviyede proje yönetimi odaklı, AB ve UNDP proje yürütücüleri, Teknoloji Transfer Ofisleri, Teknokentlerin, Kalkınma Ajanslarının ve OSB’lerin, Danışmanlık şirketlerinin yürüttüğü teknik destek projelerinin özel ihtiyaçları gözetilerek oluşturulmuş kapsamlı, tümüyle entegre, gerektiğinde genişleyebilen web tabanlı bir Bilişim Aracıdır (Computerized Tool). 

PMI-MINE bir projeyi tek boyutlu bir yapıda değerlendirmektense, projenin ihtiyacına ve doğasına göre beş kurumsal seviyede planlama ve izleme olanağı sunmaktadır. Bu seviyeler aşağıdaki gibidir.

• Portföy
• İş Planı ve İş Plan detayları
• Proje ve Proje Detayları
• Bütçeler ve Alt Bütçeler
• Harcamalar

Bu seviyeler kullanıcılara aktivitelerle ilgili belge, kişi, firma, sektör, insan kaynağı, bütçe, harcama vb. verisinin tek bir yerde toplanarak ve birbirleriyle ilişkilendirilmiş olarak izlenmesini sağlayan derinlikli ve dinamik bir yapı sumaktadır.

Örneğin projelerde sorun takibi, karar ve değerlendirmeler için e-posta, messenger ya da Jira gibi yazılımlar destek aracı olarak kullanılır. Bu durumda genelde “Proje Yönetim” yazılımı bahsi geçen destek yazılımlarından ayrı bir ortamda, bazen de “tekrarlanan iş” (redundant) olarak iş yükünü arttırır. Özellikle e-posta yazışmalarında bir “kararı” tekrar incelemek için ilgili tüm e-postaları gözden geçirmeniz gerekebilir; bu zaman alıcı ve hataya açık bir durumdur.

PMI-MINE bu sebeple

• Sohbet
• Mesajlar
• Bilgi Bankası / Blog

Olarak 3 ayrı modül içermektedir. Proje yetkilileri “bir proje ve proje işine” bağlanacak şekilde bir “Sohbet” ve/veya “Bilgi Bankası (Blog) Başlığı” oluşturup “proje işi” ile ilgili tüm yazışmaları PMI-MINE içinde derler.

PMI-MINE modülleri, fonksiyonları ve süreçlerinin Uluslararası Teknik Destek Projeleri ile ilişkisi

Aşağıda teknik destek ile ilişkisi verilen süreçlerin hepsi, birbiri ile entegre edilmiş ya da entegrasyon çalışmaları devam eden süreçlerdir. Entegrasyon ile ifade edilmek istenen, aşağıdaki her bir modülün içinde yapılan herhangi bir faaliyetin belirli bir portföy, iş planı, proje, proje görevi, danışman kullanımı ve bunların bütçeleri ile ilişkisinin kurulabiliyor olmasıdır.

Uzman havuzu ve uzman yönetimi ve uzman zaman çizelgeleri:

Her uluslararası teknik destek projesi, iç ve dış danışmanlar ile yürütülmektedir. Bu kişilere ulaşmak, özgeçmişlerinin güncelliğini sağlamak, farklı proje gruplarına göre düzenlenmiş özgeçmişlerini başvuru esnasında yönetmek, hakkedişlerini ve ödeme durumlarını takip etmek, danışman şirketler için önemli zaman, emek ve mali kaynak gerektirmektedir. PMI-MINE teknik destek projelerine uygun olarak “uzman yönetimi modülü”nü geliştirmektedir.

Ayrıca fee -based projeler için doğru ve format olarak düzgün hazırlanmış uzman zaman çizelgeleri çok önemlidir. Bütün ödemeler bu çizelgelerin faydalanıcı tarafından kabulüne dayalı olarak yapılmaktadır. Çizelgelerde yapılan hatalar ve bu hataların uzmanla iletişim halinde düzeltilmesi zaman alıcı ve maddi kayba yol açabilecek konulardır. PMI-MINE Uzman Yönetim Modülünün bir parçası olarak zaman çizelgesi doldurma aracı ve farklı müşteri kurumlar için zaman çizelgesi şablonları içerecektir.

Halihazırda bu şablonlar AB Teknik Destek Projeleri için geliştirilmiştir. Diğer kurumlar için de geliştirme süreci devam etmektedir.

Çizelge takibi için, PMI -MINE Admin onayına istinaden, her bir danışman, sadece kendine ait PMI MINE girişlerini görerek, kendisine atanmış proje faaliyetlerini seçip, PMI-MINE üzerinden kendi zaman çizelgelerini doldurabilecek, kontrol edebilecek ve istenen düzeltmeleri yapabilecektir.

Danışmanlık Takip Modülü

Danışmanlık Takip Modülü teknik destek hizmeti sırasında kullanılan ya da havuzda olan teknik uzmanların geçmiş çalışma özetlerini bir arada, bir ekranda sunarken uzman hakkındaki çalışmaların ya da performansın takibini kolaylaştıran, farklı çalışma modüllerinden gelen bilgileri derleyen bir takip modülüdür.

Bu yönüyle Danışmanlık Modülü, PMI -MINE içindeki geniş proje yönetim altyapısını takip edilebilir hale getiren kritik bir modüldür.

Müşteri Yönetimi (CRM)

Teknik Destek konusunda faaliyet gösteren danışmanlık şirketleri, belirli sayıda kurumun birden çok departmanı ve çalışanı ile iletişim halindedir. Bu iletişimin birinde çıkabilecek bir sorun, bir kurumla yürütülen bütün projeleri etkileyebilmektedir. PMI-MINE ile müşteri kurumlardaki iletişimi proje bazında takip etmek, iletişimin güncelliğini korumak ve yeni açılacak proje ihalelerini takip etmek kolaylaşacaktır. PMI-MINE Standart bir CRM yazılımının sadece proje geliştirme için gerekli parçalarını birleştiren özelleşmiş bir modüldür.

Doküman Yönetimi

Teknik Destek projeleri ihale başvurusundan, proje kapanışına kadar yazılı, onaylı veya onaysız yüzlerce dokümanın oluşturulduğu çalışmalardır. Her bir dokümanın da bazen onlarca güncellemesi olabilmektedir. Çoğu danışmanlık şirketinin dosyaları çalışanlarının bilgisayarlarında, kendi sunucularında oluşturulan klasörler altında ya da bulutta oluşturulmuş klasörler altında tutulmaktadır. Bu dosyaları oluşturanlar dışında, sadece klasör isimlerinin izin verdiği ya da arama sırasında çıkabilecek bilgilerle bu dosyaların yerleri ve içerikleri bilinebilmektedir. Bu yüzden şirketler sürdürülebilirlik ve faydalanıcıya proje çıktılarının devri ile ilgili sorunlar yaşayabilmektedir. Doküman yönetim modülü çeşitli boyutlarda her bir dokümanın gruplandırılmasına, erişimine, versiyon takiplerinin yapılabilmesine ve proje devri sırasında dokümanların hangi aktivite ile ilişkili olduğuna dair bilgi barındırması özellikleri ile büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Bir danışmanlık şirketinin ürettiği bütün dokümanlar onun varlıklarının en önemli parçası, aynı zamanda başka projelerde yararlanabileceği veya referans verebileceği değerleridir. Doküman yönetim sisteminin klasör sistemi sayesinde, üretilmiş know-how dokümanlarının şirket kütüphanesi olarak kullanımı da bu modül ile birlikte mümkün olacaktır. Doküman yönetimi ve saklanması için “proje yönetimi" ortamı dışında 3. taraf veya   Microsoft ya da Google’un drive’ı üzerinde saklanmaları güvenlik açığı oluşturacaktır. PMI-MINE Açık Kaynak Kod teknolojileri kullanılarak geliştirilmiş entegre bir sistem olarak içindeki doküman yönetimi kullanıcıya bütünleşik ve güvenli bir ortam sunacaktır.

Anket Yönetimi (* Opsiyonel)

Her proje başvurusu ve uygulaması genellikle bir anket içermektedir. Mevcut online anket araçları çok gelişmiş olmakla birlikte, anlık ihtiyaçları karşılamak üzere, tekil olarak yapılan anketlere olanak vermektedir. PMI-MINE kendi içindeki iletişim ve müşteri bilgileri ile de eşleştirilebilecek ve aynı zamanda internet üzerinden geniş kitlelere yapılabilecek bir anket altyapısı üzerinde çalışmaktadır. Bu altyapı hem proje içeriği ile ilgili internet üzerinden geniş katılımlı anket yapılmasına, hem de hizmet kalitesinin, toplantı ya da eğitim konularındaki memnuniyet ölçümlerinin yapılmasına olanak veren bir altyapı olacaktır. Anket verilerinin hepsi PMI-MINE veri tabanında olacağı için aynı anketleri tekrarlamak, daha önce kullanılmış soru setlerinden faydalanmak ve tekrarlanan anketlerin sonuçlarını karşılaştırmak mümkün olabilecektir. Özellikle sosyal konulu projelerde, öncesi ve sonrası anketlerde, çok gerilerdeki verilere bile erişmek mümkün olacaktır. PMI-MINE anket modülü de diğer modüllerde olduğu gibi teknik destek projelerinin ihtiyaçlarına özel geliştirilmiştir. .

Kalite ve Standardizasyon Modülü (* Opsiyonel)

Dış ve iç danışmanların yoğun olarak kullanıldığı projelerde kurumsal önceliklerin ve ISO ve diğer standartların uygulanması manuel olarak tutulan belgeler üzerinden yapılmaktadır. Kurumsal ve standart öncelikler çalışanlara ve danışmanlara aktarılamamaktadır. Kalite modülü hem uluslararası hem de kurum içi standartlara uyumu sağlamak ve takibini yapmak için hazırlanmaktadır.

Eğitim Planlama, Eğitim İçeriği Geliştirme ve Yönetimi, Eğitim Uygulama Yönetimi (* Opsiyonel)

Teknik Destek projelerinin bazılarının tek konusu eğitim, bazılarının da bazı faaliyetleri eğitim olmaktadır. PMI MINE eğitim içeriği geliştirmekten eğitim verilmesine kadar süreçlerin standardize edildiği çok kapsamlı bir eğitim modülü içermektedir. Modül geliştirilmiştir. PMI-MINE entegrasyonu üzerinde çalışılmaktadır.

PMI-MINE Paketleri hakkında daha detaylı bilgi için lütfen tıklayınız.