Neden PMI-MINE?

Bir çok proje yönetimi çalışması sırasında rastlanılan en önemli sorunlar ya da aksaklıklar genelde ilgililer arasında şeffaf bir iletişim platformunun oluşturulamamasından kaynaklanmaktadır. Özellikle proje çalışmalarının yoğunluğu ve derlenen bilgilerin doğru ve zamanında paylaşılma ihtiyacı oluşabilecek aksaklıklara ortam oluşturmakta, insan hatalarına sebep olmaktadır.

PMI-MINE Nedir?

PMI-MINE özetle OCCONS'un proje yönetimi bilgi ve tecrübesi ile proje yönetimi ve takibi amacıyla oluşturulmuş, İnovasyon, AR-GE, kalite yönetimi, bilgi ve tecrübeyi içinde barındıran yazılım sisteminden oluşmaktadır.

Pek çok kurumsal projede ve eğitimde proje yönetimi bilgileri ile bazı bilinen proje yönetimi yazılımlarına ek olarak SpreadSheet dokümanlar proje yönetimi aracı olarak tanıtılır öğretilir kullanılır. Bu yazılımlar ve özellikle SpreadSheet dokümanları başlangıç seviyesinde ihtiyacı görse de belirli bir noktadan sonra özel veya bazı kurumsal ihtiyaçları karşılamayacaktır.

Peki Neden PMI-MINE'ı Yarattık?

PMI-MINE Yönetici Özeti

Bilişim Araçlarının (Computerized Tools) hedefi “var olan kurumsal veri tabanlarından gelen “açık” verileri birleştirerek”, “sahadan ihtiyaç duyulan canlı veriyi toplayarak” ve bu verileri tekrar derleyip karar vericilere sunarak kurum için “açık ve entegre” bir karar destek sistemi oluşturmaktır. Buradaki "açık"lık yetkileri dahilinde işletme içindeki tüm kullanıcıların erişebildiği bilgi anlamındadır. Bu "açık"lık olmaz ise işletme içinde iş akışı aksayabilir, karar destek mekanizması doğru bilgiye ulaşamayabilir.

Proje yönetimi odaklı bir iş alanında yada çalışmada sadece Proje Aktivitelerini (Task) ve Proje Alt Aktivitelerini (SubTask) izlemenin ve yönetmenin yeterli olmamasından hareketle; PMI-MINE sistemiyle, bir projenin zamanında tamamlanmasının yanında proje ekiplerinin aktivite bazında ürettiği tüm çıktıların projenin gerçek verimliliğinin ve başarısının göstergesi olduğu düşünüldüğünde, tüm proje çıktılarının ve bileşenlerinin Proje Aktivitelerine bağlı olarak görülebilir ve ulaşılabilir kılınması hedeflenmiştir.

PMI-MINE bir projeyi tek boyutlu yapıda değerlendirmektense, projenin ihtiyacına ve doğasına göre beş kurumsal seviyede planlama ve dolayısı ile takip olanağı sunmaktadır. Bu seviyeler aşağıdaki gibidir.

Portföy
İş Planı ve İş Plan detayları
Proje ve Proje Detayları
Bütçeler ve Alt Bütçeler
Harcamalar

Bu seviyeler kullanıcılara aktivitelerle ilgili belge, kişi, firma, sektör, insan kaynağı, bütçe, harcama vb. verisinin tek bir yerde toplanarak ve birbirleriyle ilişkilendirilmiş olarak izlenmesini sağlayan derinlikli ve dinamik bir yapı sumaktadır. Platformda her ana bölümün diğer bölümlerde girilen veriyle ilişkilendirilebildiği bir yapı kurulmuştur. Örneğin “Kontaklar”a ait veritabanında tanımlanmış sektör bilgileri “Dokümanlar” bölümündeki doküman girişi sırasında girilen dokümanla ilişkilendirilebilmektedir. Ya da bir kalite dokümanı girişi sırasında dokümanın bağlı olduğu kalite standardı seçilerek ilgili standart maddesiyle bu doküman arasında ilişki kurulabilmektedir.

PMI-MINE özetle aşağıda belirtilen özelliklere sahiptir:

Detaylı Portföy, İş Planı ve Proje tanımlaması
Proje verilerinin tek noktada derlenmesi
Proje Süreçlerinin eksiksiz takibi
KPI, Raporlama ve Analizler
İnternet üzerinden güvenli veri paylaşımı
Veri kontrolü ve mutabakatı
Müşteriye Şeffaflık ve Doğrudan İletişim
İş yükü dağılımı
Merkezi Entegre Veri Bankası

Tüm bunların yanında ilerleyen bölümlerde de görülebileceği gibi sistem kullanıcısı girilecek datanın özelliklerini elindeki dataya göre içerik, biçim ve uygulama alanına göre sınıflandırabilmekte, bu sınıflandırma sayesinde eldeki verinin bölünebilir en alt parçasına kadar yönetim ve raporlama olanağı sağlanmaktadır. Bu sınıflandırmalar bir proje aktivitesinin yapısıyla (Örneğin “analiz” aktivitesi) ya da bir dokümanın içeriğiyle ilgili olabilir. (Örneğin katılımcı listesi)

PMI-MINE, “Knowledge Base” ve “Chat” bölümleriyle e-postayla yapılan yazışmalarda yaşanan bilgi kaybı, unutulma, atlanma gibi sorunların önüne geçmeyi hedeflenmiştir. Aktivite bazlı açılan bir konuşma ilgili kişilerin sadece bu aktivitelerle ilgili yapacağı bilgi alışverişlerini saklamayı amaçlar. Böylelikle proje boyunca her aktivite bazında yapılan yazışmalar tek bir yerde toplanmış olur. Diğer yandan “Knowledge Base” proje aktiviteleri boyunca karar vericilere iletilmek istenen konuların karar vericilere sorulduğu ve yanıtların alındığı bir bölüm olarak tasarlanmıştır. Knowledge Base “Decisions” ve “Activity Discussions” olmak üzere iki önemli bölümden oluşur.

Dinamik, esnek ve geliştirilebilir yapısıyla PMI-MINE kullanıcıya özel istekleri tek bir platformda karşılamayı hedeflemektedir. Bu şekliyle PMI-MINE entegre edilmiş bir Proje Yönetim Sisteminden çok daha fazlasıdır. Eklenen her yeni bölümle öncekiler arasında bağlantı ve ilişkiler kurulabilmekte bu da sistemin işlerliği ve içeriği bakımından kurumlar için yeni ve çok amaçlı bir bilgi işlem sistemini yaratmaktadır.

Spread Sheet Dokümanla Kritik İş ve Bütçe Takibine Son...

Pek çok kullanım kolaylığı ve pratiklik sağlasa da, Devlet Kurumlarında ve AB projelerinde kullanılan Avrupa Birliği tarzındaki, genellikle excell gibi spreadsheet uygulamaları ile takip edilen iş planı, bütçe ve harcama takip süreçlerinde kayıt ve kullanıcı hatası oluşması oldukça mümkün ve farklı makinalarda derlenen proje çalışma dokümanlarının kaybolması ya da karışması oldukça sık karşılaşılan bir durumdur. Özellikle uzun süreçli projelerde doküman kopyalama yüzünden oluşan kopyalar sıkıntı oluşturmakta, güncel bilgilerin kaybolmasına olanak verebilmektedir.

Evet, OpenOfice Calc veya MS Excel gibi spreadsheet dokümanlar büyük pratiklik ve esneklik sağlasada bir otomasyon yazılımı değildir.

Bir diğer sorun ise spreadsheet doküman içinde özel amaçlı raporlamaların zor olması ve filitreleme ile sadece bir kısım bilgiye erişilebilmesi, proje ve çalışmaların takibi sürecinde raporlama zorluğu oluşturabilmekte büyük ve uzun süreli projeler için uygun olmamaktadır.

PMI-MINE "Yeni Ortamda Yönetim"...

PMI-MINE "Project Magement Integrated-Management In New Environment" kurumsal yönetim odaklı entegre İş Planı, Proje Planı, Bütçe ve Harcama Yönetim ve Takip sistemidir. Ajanda, Gannt Grafiği, Doküman Yönetimi gibi sayısız modül, araç ve özelliklerle donatılmış olan PMI-MINE gelişmiş, esnek, %100 web tabanlı kurumsal proje yönetim ve takip ortamı sunmaktadır.

Web tabanlı olması sebebiyle PMI-MINE uzaktaki kullacılarla aranızda "duvarsız" bir çalışma ortamı oluşturarak doğru ve güncel bilgi paylaşımını hızlandırır. Modüller arasındaki yüksek sevideki entegrasyon, bilgiyi llişkilendirerek kaydetmenize ve daha sonra gerek dinamik filitrelerle gerekse raporlar aracılığı ile kolayca erişmenizi sağlar.

PMI-MINE sistemi içine Kullanıcı yükleyerek ilgili kayıtlarla ekleyebileyeceğiniz dokümanlar'a doğrudan erişebileceğiniz gibi kullanıcı gruplarına göre yapacağınız yetkilendirmelerle kimin hangi bölüme erişebileceğinizi tanımlayabilirsiniz.